先週末の土曜日、小学校のPTAの広報部の3回目の定例会があった。毎度感心するのだが……最近のPTA(広報部門の)活動って、すごいよ!

まず、4月末に全員集まったときからして、みんなが自己紹介をしている最中にノートPCを持ってきた人が、広報部の連絡網のファイルを作成し、「自分で入力したほうが正確だから」ということでそれぞれ、そのノートPCを回して自分のデータ(名前、住所、電話番号、メイルアドレス、いつだったら活動が可能か)を入力していってますよ!

その後に年間の広報誌の発行予定を決めて、夏休み前に発行する広報誌の進行スケジュールを決めたのだが、原稿依頼や原稿回収などは昔ながらの紙ベースでの進行だった。PTA会長や校長先生への根回しなどもきっと昔ながらのスタイル(だと思う)。しかしその後が。原稿は回収した人が手打ちしたものをPTA広報部用のYahooブリーフケース(ネット上の共有キャビネみたいなもん?)にデータをアップし、他の人はその原稿を自分のPCで見てチェックするのだ。今度出す号はPTAの役員や学校の先生や職員の紹介号なのだが、先生や職員を撮影したデジタルデータも同様にブリーフケースにアップ。天気が悪くて自分の担当の誰それさんを撮影できなかったので誰かよろしく!とか追加職員の方へのアンケート依頼できる人よろしく!なんてメイルが毎日バンバン飛び交う。うひゃーー、毎日PC触っている私ですらこのスピードにはついていけませんっ!

もちろん自宅にPCがない人もいるのだが、全員携帯のメイルは使えるので、基本的に連絡はメイルで。PCを持って無い人は原稿依頼や回収などの段階でかなり走り回っているし(みんな昼間仕事をしているのにすごいよ……)。

5月次の2回目の定例会では、ブリーフケースにアップした原稿のチェックと撮影した写真のセレクトと確認を全員で行い、ノートPCを持ってきていた人がマスターデータをその場で手直ししながら制作会議が進行する。その場でレイアウトをどうするかという話になり担当が決定、レイアウト担当者はうちの子供が保育園の時に担任の先生で毎週クラス便りを発行していたT先生と、大手出版社の編集部勤務のYさんだ。定例会終了後二人で話し合いながら作ったレイアウトで形が整った広報誌のデータを、部員それぞれが自分のPCで見てチェックし、どうやら版下制作の仕事をしているらしいKさんがページナンバーなどを入れて最終的な形を整えていた。この間もバシバシメイルが飛び交う。

そして先週の定例会では、最終校閲。みんなそれぞれ自宅でプリントアウトした原稿を持ち寄って最終チェックしたのだが、データは刻一刻と修正されていっているので、データをダウンロードした時期で微妙にズレが出ていたり、自分のPCに入っているOfficeのバージョンの違いなどによって、それぞれ多少のレイアウトの崩れなどが出ていることが判明。私なんかMacのWORDでプリントしたらレイアウトがかなりひどいことになっていたので、Windowsの方で出しなおしたのだ。

これも最終的なレイアウトのチェックは版下屋さんのKさんが行なうことにして、とにかく文字や名前の間違い、明らかにおかしなレイアウトの崩れなどを全員でチェックし、これまたYさん持参のPCでデータを修正しながらの校閲ですよ。ただしYさんはノートPCの扱いには慣れているものの、WORDに慣れていないために悪戦苦闘、横にいたフリーライターのFさんが指導しながら2人でデータ直しをやっていた(FさんはWORDはOKなのだがノートPCが使えないのだ)。

広報誌の内容をPTA会長やら校長先生やらに見てもらってOKが出たら、版下屋さんのKさんがデータをpdf化して印刷屋さんに送付、次回7月の定例会は出来上がった広報誌の配布作業ですよ。いやー……なんというか、……今のPTA活動についていけてるか? 自分……。
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コメント
え....っと....、そこ、地球の小学校?
なんか、数年前にわたしがやったPTA役員活動といえば、ベルマークの整理が主な仕事で、子供が適当に切ってきたベルマークをはさみで綺麗に切りなおして、所定の台紙に並べて貼るという内職仕事だったけど、あれは戦前に引き受けた仕事だったかしらん?
おかしいなぁ。私の周りには、ファンのくせにヨン様の公式ホームページに行けない連中がざらにいるのに(ネット及び検索ができない)、これは単純に地域のせい?
ブログやホームページまで作ってブイブイ言わしてるtsumireさんが(わたしの中では)ついていけるか危ぶまれるPTAって、どうよ?
2006/06/22(Thu) 14:53 | URL | suika | 【編集
あ、去年やったベルマークの集計作業はすっごく地道だったよ~。suikaさんとことまったく同じ。ベルマークの余白を切り取って集計用紙に貼って、1点1点電卓で足していくヤツね。これの近代化は今の形のベルマークのままでは無理で、多分バーコードかQRコード入りのものにして、なおかつリーダが各小学校に設置されるようになるとかしないとダメかもなー。

>ブログやホームページまで作ってブイブイ…

ブログやホームページじゃ、もうブイブイじゃねっす。でもついていけなさそうなのはトシのせいもあるかもーーーーー!
2006/06/22(Thu) 15:25 | URL | tsumire | 【編集
ゲゲッ!
私も今、中学で広報部だけど、そんなんだったら、全くついていけんよ(汗)
でも数年前 小学校でやった時よりは確かにスピードが早いね。メールで連絡や、レイアウトのPC化は確かにウチらでもやってて、それだけでも感心しちゃったわ、私なんて。
しかし、同じ首都圏でも千葉と杉並だとやっぱ雰囲気ちがうなぁ・・。
広報って編集関係の人がなにか一回はPTAをやらきゃならん時、選ぶのでそうなるのかもね。ある意味、Kさんラッキーな時やったんじゃない?これが私みたいにPC弱い人ばっかだったら、「まぁ、Kさんお詳しそうだからお願いします」って全部押し付けられちゃうとこだよ、きっと。
2006/06/22(Thu) 17:03 | URL | oha-ran | 【編集
なんかね、首都圏でも小学校によってかなり違うんだって。PTAの広報誌のコンクールに入賞しているような学校だと、もっとすごいらしいんだって(どうすごいのかは知らないけど、結構定例会でもピリピリしているんだって)。うちの小学校なんざその点、編集制作段階では私も開いた口がふさがらない感じだけど、でも広報誌の内容自体はごく普通で、そういうコンクールに出るレベルではないのでお気楽みたいよ。

>ある意味、Kさんラッキーな時やったんじゃない?

どうなんだろ。去年も一昨年も似たような感じだったらしいんだけど。
2006/06/22(Thu) 17:23 | URL | tsumire | 【編集
すごいことになってるね、杉並の小学校の広報。やっぱり03だから?(20年も昔、中央線で「さようなら、0425のみなさん!!」と言って下車したオヤジがいたのだ。ドアがしまったあとの車内の雰囲気ったら最悪だったんだから。)。
娘の卒業した学校のPTAはやっぱり広報誌の賞をもらっていたけど、そんな聞いただけで拒否反応がおこりそうな活動ではなかったよ。
やっぱりIT化というのは年々進んでいるんだね~。でもひとりに押し付けるんじゃなくてみんなで、できる事をてきぱきこなす、っていい絵じゃない?Kさんもガ・ン・バ・レ。次のPTAだよりがたのしみだわん。
2006/06/22(Thu) 20:12 | URL | いがらし | 【編集
>やっぱりIT化というのは年々進んでいるんだね~

杉並区だからというわけじゃないとは思うけどね。ネットでやり取りできると便利なのはむしろ実際に会って話し合うのが大変な人たちのほうだろうし。
でもさー、今小学1年生からパソコンの授業があるんだもんねぇ。私はそっちの方も驚きだったよー。
2006/06/23(Fri) 06:33 | URL | tsumire→いがらしさん | 【編集
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